Policy voor de bescherming van persoonlijke data
1. Inleiding
In het kader van haar bedrijfsactiviteit moet de onderneming ALTEN België (hierna “ALTEN” genoemd) de Persoonsgegevens (zoals hierna gedefinieerd) met betrekking tot de Medewerkers, Dienstverleners, Leveranciers en huidige en toekomstige klanten van de onderneming verwerken.
ALTEN is vastbesloten om te voldoen aan alle wettelijke en reglementaire verplichtingen en aanbevelingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de persoonsgegevens, en heeft in deze Policy for the Protection of Personal Data (hierna de “Privacy Policy”) de principes en richtlijnen vastgelegd die van toepassing zijn op alle verwerkingen van persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks door ALTEN en de onderaannemers van het bedrijf worden uitgevoerd.
ALTEN is gebonden aan alle toepasselijke regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en verbindt zich ertoe de toepasselijke regels op dit gebied na te leven, met name de (EU-)verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna de “AVG” genoemd).
2. Definities
Persoonsgegevens ” heeft betrekking op alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, direct of indirect, met name door verwijzing naar een identificatiecode, zoals een identificatienummer, lokalisatiegegevens, een online-identificatiecode, of naar een of meer specifieke elementen die verband houden met zijn of haar fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
” Gevoelige gegevens ” hebben betrekking op persoonsgegevens die, direct of indirect, wijzen op de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakbond, alsmede op de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens met betrekking tot de gezondheid of gegevens over het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.
De ” Betrokkene(n) ” hebben betrekking op een natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verzameld of verwerkt door ALTEN of door een ALTEN-onderaannemer.
” Werknemer(s) ” hebben betrekking op elk intern lid van ALTEN, of het nu gaat om een werknemer, stagiair, leerling, uitzendkracht of een andere.
” Dienstverlener(s) ” hebben betrekking op elke persoon buiten ALTEN, maar die activiteiten voor ALTEN uitvoert.
3. Verzameling en verwerking van persoonsgegevens
ALTEN zorgt ervoor dat alle huidige en toekomstige Werknemers en Dienstverleners op de hoogte zijn van de inhoud van dit Beleid en regelmatig de nodige opleiding krijgen over de hierin behandelde onderwerpen.
Dit Beleid wordt gepubliceerd op de website van ALTEN.
4. Verzameling voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden
De Europese regels die van toepassing zijn op de bescherming van persoonsgegevens vereisen dat deze persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld.
ALTEN-medewerkers en serviceproviders moeten er daarom voor zorgen dat het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verzameld, ook daadwerkelijk wordt bereikt:
- geregeld en voldoende specifiek;
- relevant voor ALTEN’s bedrijf;
- op een duidelijke manier aan de betrokkenen gecommuniceerd;
- Wettelijk toegestaan.
Ook indien Persoonsgegevens worden verzameld voor een specifiek doel, kunnen deze niet worden gebruikt op een wijze die onverenigbaar is met dit oorspronkelijke specifieke doel.
De doeleinden waarvoor ALTEN Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt zijn voornamelijk de volgende:
- recruitment management;
- algemene boekhouding ;
- beheer van huidige en toekomstige klanten
- beheer van dienstverleners;
5. Bestaan van een rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
Gelieve er rekening mee te houden dat de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op het rechtmatig belang van ALTEN Belgium en de toestemming die volgt op de doeleinden.
6. Minimalisering van de verzamelde persoonsgegevens
Met het oog op de betrokken personen en de context en het doel van de verwerking dienen ALTEN-medewerkers en -dienstverleners er zeker van te zijn dat de verwerking beperkt blijft tot de Persoonsgegevens die voldoen aan de volgende voorwaarden:
- passend;
- relevant;
- beperkt tot wat nodig is met betrekking tot het doel of de doeleinden van de verwerking.
Bovendien moeten de werknemers en dienstverleners deze Persoonsgegevens zo nauwkeurig en volledig mogelijk bijhouden.
7. Bewaring van persoonsgegevens
Werknemers en dienstverleners van ALTEN moeten ervoor zorgen dat Persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is met het oog op het doel waarvoor zij werden verzameld en de aard ervan. Dienovereenkomstig moeten zij een bewaartermijn van beperkte duur vaststellen, met volledige inachtneming van deze instructies.
- Voor kandidaten in het aanwervingsproces worden de gegevens 2 jaar bewaard.
- Voor klanten worden de gegevens 3 jaar bewaard.
- Voor leveranciers, tot 10 jaar na het einde van de relatie.
8. Verzameling van gevoelige gegevens
In het algemeen is het verzamelen en verwerken van gevoelige gegevens bij ALTEN verboden. ALTEN verzamelt noch behandelt gevoelige gegevens als gegevensbeheerder (voor werving, voor zakelijke contacten).
9. Informatie voor de betrokken personen
Wij vertrouwen erop u met deze informatiemededeling duidelijk en volledig te hebben ingelicht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.
10. Inachtneming van de rechten die de betrokkenen kunnen uitoefenen
In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving moet een betrokkene wiens Persoonsgegevens door ALTEN worden verzameld of verwerkt, zijn of haar recht op overdraagbaarheid van Persoonsgegevens kunnen uitoefenen, samen met rechten op toegang, correctie, wissen, beperking en verzet om legitieme redenen.
De betrokkene heeft ook het recht om instructies te geven met betrekking tot het lot van zijn of haar persoonsgegevens in geval van overlijden.
U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze gegevensbeschermingscoördinator: DPC@alten.be . Bovendien hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de nationale autoriteit op de website van deze autoriteit ( https://www.dataprotectionauthority.be
11. Geautomatiseerde beslissingen die een negatief effect hebben op de betrokken persoon
Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen met het oog op de aanwerving of het beheer van zakelijke contacten.
12. Veiligheid en privacy van persoonsgegevens
ALTEN heeft passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om de veiligheid en privacy van de door hem verzamelde en gebruikte persoonsgegevens te waarborgen.
Als gevolg hiervan moeten ALTEN-medewerkers en -dienstverleners bij de verwerking van Persoonsgegevens passende beveiligingsmaatregelen treffen om dit te voorkomen:
- de toevallige of ongeoorloofde vernietiging van persoonsgegevens;
- de bijzondere waardevermindering van persoonsgegevens;
- toevallige toegang tot of ongeoorloofde bekendmaking van Persoonsgegevens;
- illegale verwerking van persoonsgegevens.
Deze passende maatregelen zullen worden genomen met volledige inachtneming van de aard van de Persoonsgegevens en de risico’s die de verwerking ervan met zich meebrengt.
Wanneer ALTEN de verwerking van Persoonsgegevens aan een onderaannemer wenst toe te wijzen, moeten medewerkers of dienstverleners ervoor zorgen dat er een schriftelijke overeenkomst is opgesteld waarin:
- de onderaannemer verbindt zich ertoe de hem toegewezen Persoonsgegevens alleen te verwerken wanneer hij daartoe opdracht krijgt van ALTEN; en
- de onderaannemer verbindt zich ertoe de nodige technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen om de veiligheid en de persoonlijke levenssfeer van de aan hem toevertrouwde Persoonsgegevens te beschermen.
13. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie
Wanneer de verwerking van persoonsgegevens door ALTEN kan inhouden dat deze gegevens worden doorgegeven aan een derde land (dat zich buiten de Europese Unie bevindt of geen passend beschermingsniveau heeft in de zin van de Europese verordening) of aan een internationale organisatie, verbindt ALTEN zich ertoe de passende garanties te bieden zoals vereist door de AVG, en ervoor te zorgen dat deze garanties door de werknemers en de dienstverleners worden gerespecteerd.
14. Wijzigingen in dit Privacybeleid
ALTEN behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid te wijzigen.